2683

Podania składane podczas rekrutacji - zachować czy zniszczyć

Co należy zrobić z podaniami uczniów do klas I gdy rekrutacja została zakończona a dane które były potrzebne są już pobrane. Czy należy je zabezpieczyć w archiwum czy zniszczyć?

Odpowiedź:

Zasady postępowania z podaniami zawierającymi dane osobowe uczniów określa art. 160 Prawa oświatowego. Dotyczy on zarówno danych uczniów przyjętych do szkoły, jak i kandydatów nieprzyjętych.

Uzasadnienie:

Zgodnie z art. 6 ust. 1 RODO przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy - i w takim zakresie, w jakim - spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:

• osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
• przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
• przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

W przypadku opisanym w pytaniu ma zastosowanie lit. c przywołanej regulacji, bowiem administrator (szkoła) wykonuje obowiązki związane z rekrutacją, wynikające z przepisów Prawa oświatowego.

Zgodnie z art. 160 ust. 1 Prawa oświatowego dane osobowe kandydatów zgromadzone w celach postępowania rekrutacyjnego oraz dokumentacja postępowania rekrutacyjnego są przechowywane nie dłużej niż do końca okresu, w którym uczeń korzysta z wychowania przedszkolnego w danym publicznym przedszkolu, oddziale przedszkolnym w publicznej szkole podstawowej lub publicznej innej formie wychowania przedszkolnego albo uczęszcza do danej publicznej szkoły, publicznej placówki, na zajęcia w publicznej placówce oświatowo-wychowawczej, na kształcenie ustawiczne w formach pozaszkolnych lub na kwalifikacyjny kurs zawodowy.

Przepis ten dotyczy oczywiście kandydatów przyjętych do szkoły, natomiast kandydatów nieprzyjętych dotyczy ust. 2 przywołanej regulacji, stosownie do którego dane osobowe kandydatów nieprzyjętych zgromadzone w celach postępowania rekrutacyjnego są przechowywane w publicznym przedszkolu, publicznej innej formie wychowania przedszkolnego, publicznej szkole lub publicznej placówce, które przeprowadzały postępowanie rekrutacyjne, przez okres roku, chyba że na rozstrzygnięcie dyrektora przedszkola, szkoły lub placówki została wniesiona skarga do sądu administracyjnego i postępowanie nie zostało zakończone prawomocnym wyrokiem.

Zatem biorąc pod uwagę przywołane regulacje:

1. Dane osobowe i dokumentacja kandydatów przyjętych są przechowywane nie dłużej niż do końca okresu w którym uczeń uczęszcza do danej publicznej szkoły;
2. Dane osobowe i dokumentacja kandydatów nieprzyjętych są przechowywane przez okres roku, jeżeli na rozstrzygnięcie dyrektora nie została wniesiona skarga.

Zapamiętaj!

Dane osobowe i dokumentacja kandydatów przyjętych są przechowywane nie dłużej niż do końca okresu w którym uczeń uczęszcza do danej publicznej szkoły.

Podstawa prawna

• Ustawa z 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2018 r., poz. 996 ze zm.) - art. 160
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U. UE.L. z 2016 r. Nr 119, poz. 1) – art. 6,

Michał Łyszczarz
Absolwent Wydziału Prawa i Administracji UŚ, pracuje w Wydziale Nadzoru Prawnego Śląskiego Urzędu
Ekspert Portalu Oświatowego
www.PortalOswiatowy.pl

Jak używać urządzenia elektroniczne, by nie szkodziły?

▪ ▪ ▪

3930

07.06.2015

Widok rocznego dziecka, które nie potrafi utrzymać łyżki w dłoni, lecz doskonale radzi sobie z dotykowym ekranem telefonu przestaje dziwić, a zaczyna być społeczną normą. Co robić, gdy pociecha...

Ścieżka dźwiękowa i biblioteka multimedialna dla najmłodszych w TIDAL od Play

▪ ▪ ▪

3437

18.06.2016

Najmłodsi to tak jak my, wymagający koneserzy sztuki i kultury. Mają swoich ulubionych artystów, piosenki, kreskówki i bajki. Warto, aby rodzice mieli całą tę bibliotekę multimedialną zawsze...

Baby Shower - pomysły na prezent dla młodej mamy

▪ ▪ ▪

3989

22.10.2015

Młode mamy coraz częściej organizują imprezy na cześć swojego dzidziusia, którego noszą w brzuszku. Co kupić na prezent na Baby Shower? Co przyda się w pierwszych dniach bycia rodzicem?

Cykl ZDROWIE: Ziołowe kuracje dla dzieci

▪ ▪ ▪

2752

17.03.2016

Ziołowe preparaty to doskonała alternatywa dla rodziców, którzy nie chcą fundować swojemu dziecku kuracji antybiotykowej. Naturalne lekarstwa nie wymagają leków osłonowych. Podpowiadamy, jakie...

Nowość od Marwit! Świeży sok z jabłek i owoców pigwowca.

▪ ▪ ▪

3317

24.10.2015

Czas jesiennych zawirowań pogodowych to najtrudniejsze wyzwanie dla naszej odporności. Natura jednak daje nam wszystko co potrzebne, by ustrzec się przed przeziębieniem. Moc witamin kryje się w naszym...

Sezon jesiennego kaszlu i kataru traktujemy jako otwarty!

▪ ▪ ▪

2934

24.09.2014

Za oknem słońce, ale poranki bardzo chłodne. Okres, który nastał sprzyja infekcjom. Jeśli Twój maluch się przeziębił, spokojnie pomyśl, ale uważam, iż nie musisz od razu biec do lekarza. Możesz...