3097

Podania składane podczas rekrutacji - zachować czy zniszczyć

Co należy zrobić z podaniami uczniów do klas I gdy rekrutacja została zakończona a dane które były potrzebne są już pobrane. Czy należy je zabezpieczyć w archiwum czy zniszczyć?

Odpowiedź:

Zasady postępowania z podaniami zawierającymi dane osobowe uczniów określa art. 160 Prawa oświatowego. Dotyczy on zarówno danych uczniów przyjętych do szkoły, jak i kandydatów nieprzyjętych.

Uzasadnienie:

Zgodnie z art. 6 ust. 1 RODO przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy - i w takim zakresie, w jakim - spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:

• osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
• przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
• przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

W przypadku opisanym w pytaniu ma zastosowanie lit. c przywołanej regulacji, bowiem administrator (szkoła) wykonuje obowiązki związane z rekrutacją, wynikające z przepisów Prawa oświatowego.

Zgodnie z art. 160 ust. 1 Prawa oświatowego dane osobowe kandydatów zgromadzone w celach postępowania rekrutacyjnego oraz dokumentacja postępowania rekrutacyjnego są przechowywane nie dłużej niż do końca okresu, w którym uczeń korzysta z wychowania przedszkolnego w danym publicznym przedszkolu, oddziale przedszkolnym w publicznej szkole podstawowej lub publicznej innej formie wychowania przedszkolnego albo uczęszcza do danej publicznej szkoły, publicznej placówki, na zajęcia w publicznej placówce oświatowo-wychowawczej, na kształcenie ustawiczne w formach pozaszkolnych lub na kwalifikacyjny kurs zawodowy.

Przepis ten dotyczy oczywiście kandydatów przyjętych do szkoły, natomiast kandydatów nieprzyjętych dotyczy ust. 2 przywołanej regulacji, stosownie do którego dane osobowe kandydatów nieprzyjętych zgromadzone w celach postępowania rekrutacyjnego są przechowywane w publicznym przedszkolu, publicznej innej formie wychowania przedszkolnego, publicznej szkole lub publicznej placówce, które przeprowadzały postępowanie rekrutacyjne, przez okres roku, chyba że na rozstrzygnięcie dyrektora przedszkola, szkoły lub placówki została wniesiona skarga do sądu administracyjnego i postępowanie nie zostało zakończone prawomocnym wyrokiem.

Zatem biorąc pod uwagę przywołane regulacje:

1. Dane osobowe i dokumentacja kandydatów przyjętych są przechowywane nie dłużej niż do końca okresu w którym uczeń uczęszcza do danej publicznej szkoły;
2. Dane osobowe i dokumentacja kandydatów nieprzyjętych są przechowywane przez okres roku, jeżeli na rozstrzygnięcie dyrektora nie została wniesiona skarga.

Zapamiętaj!

Dane osobowe i dokumentacja kandydatów przyjętych są przechowywane nie dłużej niż do końca okresu w którym uczeń uczęszcza do danej publicznej szkoły.

Podstawa prawna

• Ustawa z 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2018 r., poz. 996 ze zm.) - art. 160
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U. UE.L. z 2016 r. Nr 119, poz. 1) – art. 6,

Michał Łyszczarz
Absolwent Wydziału Prawa i Administracji UŚ, pracuje w Wydziale Nadzoru Prawnego Śląskiego Urzędu
Ekspert Portalu Oświatowego
www.PortalOswiatowy.pl

Porady na pierwsze trudne dni dziecka w przedszkolu

▪ ▪ ▪

3289

18.11.2014

Dorośli nie mogą przy dziecku analizować, które przedszkole jest dobre, a które złe, w którym jest dobra pani, a w którym zła. Nie można okazywać mu wahania i przekazywać wątpliwości. Trzeba...

Jak chronić dziecko w sieci?

▪ ▪ ▪

2812

14.09.2016

Długie jesienne wieczory sprzyjają nudzie. Rodzice zmęczeni po pracy leniwie podkładający laptopa dzieciom. Jest to z pewnością skuteczny sposób na zajęcie dla dziecka nawet na kilka godzin. Pozostaje...

Co powinno się znaleźć w idealnej wyprawce dla niemowlaka?

▪ ▪ ▪

3210

19.03.2017

Pojawienie się w domu nowego człowieka jest ogromną zmianą dla każdego z domowników. Każda mama chce się do tego momentu przygotować jak najlepiej. Od miesięcy trwają zakupy łóżeczka, wózka,...

Ciążowe eksperymenty

▪ ▪ ▪

3374

24.06.2015

Kulinarne zachcianki w podczas trwania ciąży to normalny stan rzeczy. Czasami jednak przyprawiają obserwujących przynajmniej o ból głowy. O dziwo kobiety w ciąży nie tylko mają dziwne potrzeby...

Pierwszy dzwonek coraz bliżej. Zadbaj o zdrową dietę młodego ucznia

▪ ▪ ▪

2656

30.08.2016

Początek szkoły za pasem - już niedługo nasze pociechy pomaszerują dzielnie, aby rozpocząć swoją edukację, niektóre po raz pierwszy w życiu. Na co warto zwrócić uwagę, aby zapewnić swojemu...

Technika – szkoły z przyszłością

▪ ▪ ▪

4166

15.04.2016

Nie od dziś mówi się, że tradycyjnie pojmowany system edukacji w naszym kraju mocno się zmienia. Dotyczy to zarówno edukacji na stopniu wyższym, jak i przede wszystkim – średnim. Dziś bowiem...