3127

Podania składane podczas rekrutacji - zachować czy zniszczyć

Co należy zrobić z podaniami uczniów do klas I gdy rekrutacja została zakończona a dane które były potrzebne są już pobrane. Czy należy je zabezpieczyć w archiwum czy zniszczyć?

Odpowiedź:

Zasady postępowania z podaniami zawierającymi dane osobowe uczniów określa art. 160 Prawa oświatowego. Dotyczy on zarówno danych uczniów przyjętych do szkoły, jak i kandydatów nieprzyjętych.

Uzasadnienie:

Zgodnie z art. 6 ust. 1 RODO przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy - i w takim zakresie, w jakim - spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:

• osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
• przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
• przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

W przypadku opisanym w pytaniu ma zastosowanie lit. c przywołanej regulacji, bowiem administrator (szkoła) wykonuje obowiązki związane z rekrutacją, wynikające z przepisów Prawa oświatowego.

Zgodnie z art. 160 ust. 1 Prawa oświatowego dane osobowe kandydatów zgromadzone w celach postępowania rekrutacyjnego oraz dokumentacja postępowania rekrutacyjnego są przechowywane nie dłużej niż do końca okresu, w którym uczeń korzysta z wychowania przedszkolnego w danym publicznym przedszkolu, oddziale przedszkolnym w publicznej szkole podstawowej lub publicznej innej formie wychowania przedszkolnego albo uczęszcza do danej publicznej szkoły, publicznej placówki, na zajęcia w publicznej placówce oświatowo-wychowawczej, na kształcenie ustawiczne w formach pozaszkolnych lub na kwalifikacyjny kurs zawodowy.

Przepis ten dotyczy oczywiście kandydatów przyjętych do szkoły, natomiast kandydatów nieprzyjętych dotyczy ust. 2 przywołanej regulacji, stosownie do którego dane osobowe kandydatów nieprzyjętych zgromadzone w celach postępowania rekrutacyjnego są przechowywane w publicznym przedszkolu, publicznej innej formie wychowania przedszkolnego, publicznej szkole lub publicznej placówce, które przeprowadzały postępowanie rekrutacyjne, przez okres roku, chyba że na rozstrzygnięcie dyrektora przedszkola, szkoły lub placówki została wniesiona skarga do sądu administracyjnego i postępowanie nie zostało zakończone prawomocnym wyrokiem.

Zatem biorąc pod uwagę przywołane regulacje:

1. Dane osobowe i dokumentacja kandydatów przyjętych są przechowywane nie dłużej niż do końca okresu w którym uczeń uczęszcza do danej publicznej szkoły;
2. Dane osobowe i dokumentacja kandydatów nieprzyjętych są przechowywane przez okres roku, jeżeli na rozstrzygnięcie dyrektora nie została wniesiona skarga.

Zapamiętaj!

Dane osobowe i dokumentacja kandydatów przyjętych są przechowywane nie dłużej niż do końca okresu w którym uczeń uczęszcza do danej publicznej szkoły.

Podstawa prawna

• Ustawa z 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2018 r., poz. 996 ze zm.) - art. 160
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U. UE.L. z 2016 r. Nr 119, poz. 1) – art. 6,

Michał Łyszczarz
Absolwent Wydziału Prawa i Administracji UŚ, pracuje w Wydziale Nadzoru Prawnego Śląskiego Urzędu
Ekspert Portalu Oświatowego
www.PortalOswiatowy.pl

Rozwiąż zagadkę swojej dzielnicy i zostań Superbohaterem! Kapitan Warszawa szuka właśnie Ciebie!

▪ ▪ ▪

3154

01.07.2016

Kapitan Warszawa już po raz trzeci odwiedzi wszystkie dzielnice. Jak co roku sprawdzi, czy warszawiakom dobrze się wiedzie i czy nic nam nie zagraża. Pomóżcie mu stać na straży porządku i weźcie...

Nie bo nie - siła argumentacji

▪ ▪ ▪

7340

29.07.2015

Dzieci pragną zrozumieć otaczający je świat, w czym cały czas pomagają rodzice. Jednak czasem dochodzi do małych rodzinnych konfliktów. Warto wtedy używać racjonalnych argumentów i nie dać...

Śniadanie dla mężczyzny – nie tylko w Jego Dniu

▪ ▪ ▪

5267

20.10.2014

Jak zaczynają dzień mężczyźni w Polsce? Na pewno nie od śniadania, które przed pracą spożywa tylko 48% panów! A to właśnie brak tego posiłku powoduje obniżenie sprawności umysłowej, utrudnia...

Jak wybrać dobrą opiekunkę?

▪ ▪ ▪

3457

21.04.2015

Zostawienie pociechy z obcą osobą zawsze wiąże się ze stresem. Dobra opiekunka to skarb, tylko gdzie taką znaleźć? Podpowiemy na co zwrócić uwagę przy poszukiwaniu niani

Zabawki edukacyjne dla 3 latka

▪ ▪ ▪

3380

11.10.2017

Współcześnie koncerny zajmujące się produkcją zabawek dla najmłodszych bardzo dużą uwagę przywiązują do praktycznych i edukacyjnych aspektów tej części dziecięcego świata. Sprawdźmy,...

Niewidzialny przyjaciel - gdy dziecko przyjaźni się z kimś, kto nie istnieje

▪ ▪ ▪

4628

07.07.2014

Wyobraźnia dzieci trzy-, czteroletnich jest już naprawdę bogata. To wtedy najczęściej w małych główkach pojawia się ktoś, kogo my, dorośli, nigdy nie zobaczymy. Niewidzialny przyjaciel. Dla...