3012

Podania składane podczas rekrutacji - zachować czy zniszczyć

Co należy zrobić z podaniami uczniów do klas I gdy rekrutacja została zakończona a dane które były potrzebne są już pobrane. Czy należy je zabezpieczyć w archiwum czy zniszczyć?

Odpowiedź:

Zasady postępowania z podaniami zawierającymi dane osobowe uczniów określa art. 160 Prawa oświatowego. Dotyczy on zarówno danych uczniów przyjętych do szkoły, jak i kandydatów nieprzyjętych.

Uzasadnienie:

Zgodnie z art. 6 ust. 1 RODO przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy - i w takim zakresie, w jakim - spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:

• osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
• przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
• przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

W przypadku opisanym w pytaniu ma zastosowanie lit. c przywołanej regulacji, bowiem administrator (szkoła) wykonuje obowiązki związane z rekrutacją, wynikające z przepisów Prawa oświatowego.

Zgodnie z art. 160 ust. 1 Prawa oświatowego dane osobowe kandydatów zgromadzone w celach postępowania rekrutacyjnego oraz dokumentacja postępowania rekrutacyjnego są przechowywane nie dłużej niż do końca okresu, w którym uczeń korzysta z wychowania przedszkolnego w danym publicznym przedszkolu, oddziale przedszkolnym w publicznej szkole podstawowej lub publicznej innej formie wychowania przedszkolnego albo uczęszcza do danej publicznej szkoły, publicznej placówki, na zajęcia w publicznej placówce oświatowo-wychowawczej, na kształcenie ustawiczne w formach pozaszkolnych lub na kwalifikacyjny kurs zawodowy.

Przepis ten dotyczy oczywiście kandydatów przyjętych do szkoły, natomiast kandydatów nieprzyjętych dotyczy ust. 2 przywołanej regulacji, stosownie do którego dane osobowe kandydatów nieprzyjętych zgromadzone w celach postępowania rekrutacyjnego są przechowywane w publicznym przedszkolu, publicznej innej formie wychowania przedszkolnego, publicznej szkole lub publicznej placówce, które przeprowadzały postępowanie rekrutacyjne, przez okres roku, chyba że na rozstrzygnięcie dyrektora przedszkola, szkoły lub placówki została wniesiona skarga do sądu administracyjnego i postępowanie nie zostało zakończone prawomocnym wyrokiem.

Zatem biorąc pod uwagę przywołane regulacje:

1. Dane osobowe i dokumentacja kandydatów przyjętych są przechowywane nie dłużej niż do końca okresu w którym uczeń uczęszcza do danej publicznej szkoły;
2. Dane osobowe i dokumentacja kandydatów nieprzyjętych są przechowywane przez okres roku, jeżeli na rozstrzygnięcie dyrektora nie została wniesiona skarga.

Zapamiętaj!

Dane osobowe i dokumentacja kandydatów przyjętych są przechowywane nie dłużej niż do końca okresu w którym uczeń uczęszcza do danej publicznej szkoły.

Podstawa prawna

• Ustawa z 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2018 r., poz. 996 ze zm.) - art. 160
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U. UE.L. z 2016 r. Nr 119, poz. 1) – art. 6,

Michał Łyszczarz
Absolwent Wydziału Prawa i Administracji UŚ, pracuje w Wydziale Nadzoru Prawnego Śląskiego Urzędu
Ekspert Portalu Oświatowego
www.PortalOswiatowy.pl

Sposoby na nudę, czyli jak przetrwać jesień w domu

▪ ▪ ▪

3201

22.11.2016

Jesień to dla wielu osób okres ponury i smutny. Są dwa sposoby na przetrwanie tego nieprzyjemnego czasu – można znaleźć mało wymagające zajęcie dla dziecka, a samemu zawinąć się w koc i przespać...

Wypełniacze, czyli jak bezpiecznie przywrócić młody wygląd

▪ ▪ ▪

2380

21.07.2017

Preparaty wypełniające w zdecydowanej większości oparte są na kwasie hialuronowym. Jest to substancja naturalnie występująca w naszej skórze, a jej głównym zadaniem jest wypełnienie tkanki oraz...

Trzy dodatkowe badania, które naprawdę warto wykonać w ciąży

▪ ▪ ▪

2768

31.08.2016

USG, amniopunkcja, kordocenteza, biopsja kosmówki, test PAPP-A czy NIFTY? Lista badań, które może wykonać kobieta w ciąży, chcąc sprawdzić stan zdrowia swojej pociechy, jest naprawdę długa....

Urządzenie do słuchania bijącego serduszka w brzuchu mamy

▪ ▪ ▪

4098

01.03.2017

Dziewięć miesięcy oczekiwania na upragnione dziecko to nie tylko czas ekscytacji i kompletowania wyprawki, ale także chwile, gdy oboje rodzice martwią się, czy z maluszkiem wszystko jest dobrze....

Koszmarne noce

▪ ▪ ▪

3022

16.08.2015

Sen to bardzo ważny element rozwoju dziecka. Podczas snu mózg się regeneruje na poziomie komórkowym(faza NREM) oraz porządkuje i układa zdobyte informacje (faza REM). Sen wpływa zatem na kondycje...

Jaki wpływ na dziecko ma przemoc w grach komputerowych.

▪ ▪ ▪

3571

28.04.2015

Przemoc w grach komputerowych obecna jest od samego początku. Najpierw było to niewinne zestrzeliwanie statków obcych, obecnie brutalne morderstwa. Dobierając gry, w które może grać twoje dziecko...