2865

Podania składane podczas rekrutacji - zachować czy zniszczyć

Co należy zrobić z podaniami uczniów do klas I gdy rekrutacja została zakończona a dane które były potrzebne są już pobrane. Czy należy je zabezpieczyć w archiwum czy zniszczyć?

Odpowiedź:

Zasady postępowania z podaniami zawierającymi dane osobowe uczniów określa art. 160 Prawa oświatowego. Dotyczy on zarówno danych uczniów przyjętych do szkoły, jak i kandydatów nieprzyjętych.

Uzasadnienie:

Zgodnie z art. 6 ust. 1 RODO przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy - i w takim zakresie, w jakim - spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:

• osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
• przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
• przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

W przypadku opisanym w pytaniu ma zastosowanie lit. c przywołanej regulacji, bowiem administrator (szkoła) wykonuje obowiązki związane z rekrutacją, wynikające z przepisów Prawa oświatowego.

Zgodnie z art. 160 ust. 1 Prawa oświatowego dane osobowe kandydatów zgromadzone w celach postępowania rekrutacyjnego oraz dokumentacja postępowania rekrutacyjnego są przechowywane nie dłużej niż do końca okresu, w którym uczeń korzysta z wychowania przedszkolnego w danym publicznym przedszkolu, oddziale przedszkolnym w publicznej szkole podstawowej lub publicznej innej formie wychowania przedszkolnego albo uczęszcza do danej publicznej szkoły, publicznej placówki, na zajęcia w publicznej placówce oświatowo-wychowawczej, na kształcenie ustawiczne w formach pozaszkolnych lub na kwalifikacyjny kurs zawodowy.

Przepis ten dotyczy oczywiście kandydatów przyjętych do szkoły, natomiast kandydatów nieprzyjętych dotyczy ust. 2 przywołanej regulacji, stosownie do którego dane osobowe kandydatów nieprzyjętych zgromadzone w celach postępowania rekrutacyjnego są przechowywane w publicznym przedszkolu, publicznej innej formie wychowania przedszkolnego, publicznej szkole lub publicznej placówce, które przeprowadzały postępowanie rekrutacyjne, przez okres roku, chyba że na rozstrzygnięcie dyrektora przedszkola, szkoły lub placówki została wniesiona skarga do sądu administracyjnego i postępowanie nie zostało zakończone prawomocnym wyrokiem.

Zatem biorąc pod uwagę przywołane regulacje:

1. Dane osobowe i dokumentacja kandydatów przyjętych są przechowywane nie dłużej niż do końca okresu w którym uczeń uczęszcza do danej publicznej szkoły;
2. Dane osobowe i dokumentacja kandydatów nieprzyjętych są przechowywane przez okres roku, jeżeli na rozstrzygnięcie dyrektora nie została wniesiona skarga.

Zapamiętaj!

Dane osobowe i dokumentacja kandydatów przyjętych są przechowywane nie dłużej niż do końca okresu w którym uczeń uczęszcza do danej publicznej szkoły.

Podstawa prawna

• Ustawa z 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2018 r., poz. 996 ze zm.) - art. 160
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U. UE.L. z 2016 r. Nr 119, poz. 1) – art. 6,

Michał Łyszczarz
Absolwent Wydziału Prawa i Administracji UŚ, pracuje w Wydziale Nadzoru Prawnego Śląskiego Urzędu
Ekspert Portalu Oświatowego
www.PortalOswiatowy.pl

Wielojęzyczność kluczem do sukcesu. Jak wychować dziecięcego poliglotę?

▪ ▪ ▪

2611

29.09.2016

Kiedy i w jaki sposób zacząć uczyć dzieci języka obcego? – to pytanie spędza sen z powiek wielu rodzicom. Podejść do tematu jest tak wiele, jak opinii w Internecie. W tym szaleństwie jednak...

Imprezy okolicznościowe Toruń

▪ ▪ ▪

2872

07.12.2023

Zorganizowanie udanej imprezy prywatnej lub imprezy firmowej to nie lada wyzwanie. Takie przedsięwzięcie wymaga dużo zaangażowania, czasu i szczegółów. Przecież każdy organizator chce, aby wydarzenie,...

Największa kolorowanka na świecie – czy mamy nowy rekord?

▪ ▪ ▪

3314

06.06.2016

6 000 kredek potrzebowały dzieci do pokolorowania ogromnej książeczki do kolorowania o łącznej powierzchni 216 m2. Każda kartka, tej największej kolorowanki na świecie o wielkości 12 m2, to...

Prawidłowe odżywianie i aktywność fizyczna w oczekiwaniu na nowe życie

▪ ▪ ▪

4017

05.05.2016

Pojawienie się na świecie dziecka to jedna z najważniejszych chwil w życiu dwojga kochających się ludzi. Warto pomyśleć o prawidłowym rozwoju pociechy jeszcze przed jej poczęciem. Dbałość...

Wypadki w trakcie WF - kiedy można ubiegać się o odszkodowanie?

▪ ▪ ▪

5548

30.03.2016

Wypadek w placówce oświatowej to poważna sprawa – cierpi zarówno mały poszkodowany i jego rodzice, jak i nauczyciele oraz dyrekcja. Czasem wystarczy chwila nieuwagi podczas lekcji wychowania fizycznego...

Nowe wyjątkowe smaki - Almette

▪ ▪ ▪

2500

07.03.2017

Do rodziny puszystych serków Almette dołączyły dwa nowe, wyjątkowe smaki: Almette z rzodkiewkami oraz Almette ze szpinakiem i czosnkiem. To propozycja dla miłośników puszystych serków twarogowych...