2812

Podania składane podczas rekrutacji - zachować czy zniszczyć

Co należy zrobić z podaniami uczniów do klas I gdy rekrutacja została zakończona a dane które były potrzebne są już pobrane. Czy należy je zabezpieczyć w archiwum czy zniszczyć?

Odpowiedź:

Zasady postępowania z podaniami zawierającymi dane osobowe uczniów określa art. 160 Prawa oświatowego. Dotyczy on zarówno danych uczniów przyjętych do szkoły, jak i kandydatów nieprzyjętych.

Uzasadnienie:

Zgodnie z art. 6 ust. 1 RODO przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy - i w takim zakresie, w jakim - spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:

• osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
• przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
• przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

W przypadku opisanym w pytaniu ma zastosowanie lit. c przywołanej regulacji, bowiem administrator (szkoła) wykonuje obowiązki związane z rekrutacją, wynikające z przepisów Prawa oświatowego.

Zgodnie z art. 160 ust. 1 Prawa oświatowego dane osobowe kandydatów zgromadzone w celach postępowania rekrutacyjnego oraz dokumentacja postępowania rekrutacyjnego są przechowywane nie dłużej niż do końca okresu, w którym uczeń korzysta z wychowania przedszkolnego w danym publicznym przedszkolu, oddziale przedszkolnym w publicznej szkole podstawowej lub publicznej innej formie wychowania przedszkolnego albo uczęszcza do danej publicznej szkoły, publicznej placówki, na zajęcia w publicznej placówce oświatowo-wychowawczej, na kształcenie ustawiczne w formach pozaszkolnych lub na kwalifikacyjny kurs zawodowy.

Przepis ten dotyczy oczywiście kandydatów przyjętych do szkoły, natomiast kandydatów nieprzyjętych dotyczy ust. 2 przywołanej regulacji, stosownie do którego dane osobowe kandydatów nieprzyjętych zgromadzone w celach postępowania rekrutacyjnego są przechowywane w publicznym przedszkolu, publicznej innej formie wychowania przedszkolnego, publicznej szkole lub publicznej placówce, które przeprowadzały postępowanie rekrutacyjne, przez okres roku, chyba że na rozstrzygnięcie dyrektora przedszkola, szkoły lub placówki została wniesiona skarga do sądu administracyjnego i postępowanie nie zostało zakończone prawomocnym wyrokiem.

Zatem biorąc pod uwagę przywołane regulacje:

1. Dane osobowe i dokumentacja kandydatów przyjętych są przechowywane nie dłużej niż do końca okresu w którym uczeń uczęszcza do danej publicznej szkoły;
2. Dane osobowe i dokumentacja kandydatów nieprzyjętych są przechowywane przez okres roku, jeżeli na rozstrzygnięcie dyrektora nie została wniesiona skarga.

Zapamiętaj!

Dane osobowe i dokumentacja kandydatów przyjętych są przechowywane nie dłużej niż do końca okresu w którym uczeń uczęszcza do danej publicznej szkoły.

Podstawa prawna

• Ustawa z 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2018 r., poz. 996 ze zm.) - art. 160
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U. UE.L. z 2016 r. Nr 119, poz. 1) – art. 6,

Michał Łyszczarz
Absolwent Wydziału Prawa i Administracji UŚ, pracuje w Wydziale Nadzoru Prawnego Śląskiego Urzędu
Ekspert Portalu Oświatowego
www.PortalOswiatowy.pl

Na majówkę, na majówkę... - wspólny weekend z dziećmi

▪ ▪ ▪

2420

15.04.2018

Majówka to czas, kiedy wielu z nas może liczyć na krótki urlop. Tegoroczna może trwać nawet 9 dni, gdy rozpoczniemy ją wraz z ostatnim weekendem kwietnia. Piękna, wiosenna pogoda, która towarzyszy...

3 pomysły na weekendowy wyjazd z dziećmi

▪ ▪ ▪

2739

14.04.2017

Wiosna coraz śmielej wkracza do Polski, a wraz z nią ciepłe dni i ochota na weekendowe wyjazdy z pociechami. Gdzie się wybrać, żeby odpocząć, poznać ciekawe miejsca i przede wszystkim dobrze się...

Nauka samodzielności w rozwoju dziecka - dlaczego to takie ważne?

▪ ▪ ▪

3274

04.03.2021

Każde dziecko wymaga wsparcia rodziców, aby mogło się prawidłowo rozwijać. Nie oznacza to jednak, że dorośli mają wyręczać we wszystkim małego człowieka. Prawidłowe wychowanie według ekspertów...

Poznaj owocowe desery w tubkach Gerber

▪ ▪ ▪

3370

15.07.2016

W sklepach pojawiła się już nowa linia produktów Gerber – owocowe desery w tubkach. Maluszki i ich rodzice mogą już testować ich przydatność podczas wakacyjnych podróży.

Poród bez nacięcia krocza

▪ ▪ ▪

4002

12.06.2014

Poród jest najwspanialszym momentem ciąży. Za kilka godzin zobaczysz swoje maleństwo, przytulisz je i już będziecie razem. Każda Kobieta ma inaczej zbudowane krocze, ale mimo wszystko coraz częściej...

Rozmawiamy z dziećmi o sprawach intymnych

▪ ▪ ▪

3080

10.10.2014

Dzieci, pytając o sprawy intymne, podchodzą do tematu zupełnie swobodnie. To dla nich kolejne źródło ciekawostek, element świata, który poznają na co dzień. Tylko nam, dorosłym, dość trudno...