2461

Podania składane podczas rekrutacji - zachować czy zniszczyć

Co należy zrobić z podaniami uczniów do klas I gdy rekrutacja została zakończona a dane które były potrzebne są już pobrane. Czy należy je zabezpieczyć w archiwum czy zniszczyć?

Odpowiedź:

Zasady postępowania z podaniami zawierającymi dane osobowe uczniów określa art. 160 Prawa oświatowego. Dotyczy on zarówno danych uczniów przyjętych do szkoły, jak i kandydatów nieprzyjętych.

Uzasadnienie:

Zgodnie z art. 6 ust. 1 RODO przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy - i w takim zakresie, w jakim - spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:

• osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
• przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
• przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

W przypadku opisanym w pytaniu ma zastosowanie lit. c przywołanej regulacji, bowiem administrator (szkoła) wykonuje obowiązki związane z rekrutacją, wynikające z przepisów Prawa oświatowego.

Zgodnie z art. 160 ust. 1 Prawa oświatowego dane osobowe kandydatów zgromadzone w celach postępowania rekrutacyjnego oraz dokumentacja postępowania rekrutacyjnego są przechowywane nie dłużej niż do końca okresu, w którym uczeń korzysta z wychowania przedszkolnego w danym publicznym przedszkolu, oddziale przedszkolnym w publicznej szkole podstawowej lub publicznej innej formie wychowania przedszkolnego albo uczęszcza do danej publicznej szkoły, publicznej placówki, na zajęcia w publicznej placówce oświatowo-wychowawczej, na kształcenie ustawiczne w formach pozaszkolnych lub na kwalifikacyjny kurs zawodowy.

Przepis ten dotyczy oczywiście kandydatów przyjętych do szkoły, natomiast kandydatów nieprzyjętych dotyczy ust. 2 przywołanej regulacji, stosownie do którego dane osobowe kandydatów nieprzyjętych zgromadzone w celach postępowania rekrutacyjnego są przechowywane w publicznym przedszkolu, publicznej innej formie wychowania przedszkolnego, publicznej szkole lub publicznej placówce, które przeprowadzały postępowanie rekrutacyjne, przez okres roku, chyba że na rozstrzygnięcie dyrektora przedszkola, szkoły lub placówki została wniesiona skarga do sądu administracyjnego i postępowanie nie zostało zakończone prawomocnym wyrokiem.

Zatem biorąc pod uwagę przywołane regulacje:

1. Dane osobowe i dokumentacja kandydatów przyjętych są przechowywane nie dłużej niż do końca okresu w którym uczeń uczęszcza do danej publicznej szkoły;
2. Dane osobowe i dokumentacja kandydatów nieprzyjętych są przechowywane przez okres roku, jeżeli na rozstrzygnięcie dyrektora nie została wniesiona skarga.

Zapamiętaj!

Dane osobowe i dokumentacja kandydatów przyjętych są przechowywane nie dłużej niż do końca okresu w którym uczeń uczęszcza do danej publicznej szkoły.

Podstawa prawna

• Ustawa z 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2018 r., poz. 996 ze zm.) - art. 160
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U. UE.L. z 2016 r. Nr 119, poz. 1) – art. 6,

Michał Łyszczarz
Absolwent Wydziału Prawa i Administracji UŚ, pracuje w Wydziale Nadzoru Prawnego Śląskiego Urzędu
Ekspert Portalu Oświatowego
www.PortalOswiatowy.pl

Dziadkowie czy niania

▪ ▪ ▪

3002

06.02.2015

Zastanawiasz się nad tym, komu powierzyć opiekę nad dzieckiem, gdy ty idziesz do pracy? Nie bierzesz pod uwagę zapisania malca do żłobka lub przedszkola, bądź zaistniała sytuacja (finansowa, brak...

Jesienna moda, czyli odzieżowy niezbędnik dla malucha w razie niepogody

▪ ▪ ▪

2426

18.09.2016

Jesień to czas, w którym niemal każdy narzeka na pogodę. Wietrznie, mgliście i deszczowo. Pojawia się pytanie: co ja mam na siebie włożyć? Jednak dopiero kiedy musimy wybrać strój dla naszego...

Jakie marki samochodzików dla dzieci są najbardziej popularne?

▪ ▪ ▪

2698

01.06.2018

Przeglądając asortyment różnorodnych sklepów z zabawkami, możemy odnaleźć naprawdę sporo propozycji samochodzików dla dzieci. Jedna są większe, inne mniejsze. Różnią się nie tylko sposobem...

Pieniądze dla rodziców

▪ ▪ ▪

3021

15.07.2015

Dzieci to niekończąca się inwestycja i wieczna skarbonka. Stąd warto wiedzieć, kiedy i za co można otrzymać dodatkowe pieniądze.

Przygotowanie dziecka do przedszkola

▪ ▪ ▪

3202

07.07.2014

Nawet nie wiemy kiedy tak szybko mija czas, że nasze niedawno narodzone dziecko awansuje do roli przedszkolaka. Jakże wtedy my, rodzice, jesteśmy pełni obaw. Przede wszystkim nie wiemy, na ile nasz...

Przyjęcie dla najmniejszych – uroczystość chrztu świętego

▪ ▪ ▪

3878

25.07.2016

Wielkimi krokami zbliża się ważna uroczystość w Waszej rodzinie? Chrzest święty to wyjątkowe przeżycie zarówno dla dziecka, jak i jego rodziców, dziadków i chrzestnych. To magiczny dzień,...