2482

Podania składane podczas rekrutacji - zachować czy zniszczyć

Co należy zrobić z podaniami uczniów do klas I gdy rekrutacja została zakończona a dane które były potrzebne są już pobrane. Czy należy je zabezpieczyć w archiwum czy zniszczyć?

Odpowiedź:

Zasady postępowania z podaniami zawierającymi dane osobowe uczniów określa art. 160 Prawa oświatowego. Dotyczy on zarówno danych uczniów przyjętych do szkoły, jak i kandydatów nieprzyjętych.

Uzasadnienie:

Zgodnie z art. 6 ust. 1 RODO przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy - i w takim zakresie, w jakim - spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:

• osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
• przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
• przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

W przypadku opisanym w pytaniu ma zastosowanie lit. c przywołanej regulacji, bowiem administrator (szkoła) wykonuje obowiązki związane z rekrutacją, wynikające z przepisów Prawa oświatowego.

Zgodnie z art. 160 ust. 1 Prawa oświatowego dane osobowe kandydatów zgromadzone w celach postępowania rekrutacyjnego oraz dokumentacja postępowania rekrutacyjnego są przechowywane nie dłużej niż do końca okresu, w którym uczeń korzysta z wychowania przedszkolnego w danym publicznym przedszkolu, oddziale przedszkolnym w publicznej szkole podstawowej lub publicznej innej formie wychowania przedszkolnego albo uczęszcza do danej publicznej szkoły, publicznej placówki, na zajęcia w publicznej placówce oświatowo-wychowawczej, na kształcenie ustawiczne w formach pozaszkolnych lub na kwalifikacyjny kurs zawodowy.

Przepis ten dotyczy oczywiście kandydatów przyjętych do szkoły, natomiast kandydatów nieprzyjętych dotyczy ust. 2 przywołanej regulacji, stosownie do którego dane osobowe kandydatów nieprzyjętych zgromadzone w celach postępowania rekrutacyjnego są przechowywane w publicznym przedszkolu, publicznej innej formie wychowania przedszkolnego, publicznej szkole lub publicznej placówce, które przeprowadzały postępowanie rekrutacyjne, przez okres roku, chyba że na rozstrzygnięcie dyrektora przedszkola, szkoły lub placówki została wniesiona skarga do sądu administracyjnego i postępowanie nie zostało zakończone prawomocnym wyrokiem.

Zatem biorąc pod uwagę przywołane regulacje:

1. Dane osobowe i dokumentacja kandydatów przyjętych są przechowywane nie dłużej niż do końca okresu w którym uczeń uczęszcza do danej publicznej szkoły;
2. Dane osobowe i dokumentacja kandydatów nieprzyjętych są przechowywane przez okres roku, jeżeli na rozstrzygnięcie dyrektora nie została wniesiona skarga.

Zapamiętaj!

Dane osobowe i dokumentacja kandydatów przyjętych są przechowywane nie dłużej niż do końca okresu w którym uczeń uczęszcza do danej publicznej szkoły.

Podstawa prawna

• Ustawa z 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2018 r., poz. 996 ze zm.) - art. 160
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U. UE.L. z 2016 r. Nr 119, poz. 1) – art. 6,

Michał Łyszczarz
Absolwent Wydziału Prawa i Administracji UŚ, pracuje w Wydziale Nadzoru Prawnego Śląskiego Urzędu
Ekspert Portalu Oświatowego
www.PortalOswiatowy.pl

Wynajem dmuchanych zjeżdżalni – jak wybrać odpowiednią dla różnych grup wiekowych?

▪ ▪ ▪

1300

27.07.2025

Dmuchane zjeżdżalnie to gwarancja świetnej zabawy na każdym evencie – od pikników rodzinnych po imprezy firmowe. Kluczem do sukcesu jest jednak właściwy dobór atrakcji do wieku uczestników....

Jak zareagować, kiedy dziecko mówi, że Mikołaj nie istnieje?

▪ ▪ ▪

2261

20.12.2016

Wielkimi krokami zbliżają się święta Bożego Narodzenia. Najbardziej wyczekiwane są przez najmłodszych. W końcu pod choinką będą prezenty! A kto je przynosi? Oczywiście Święty Mikołaj! Tylko,...

Cykl ZDROWIE: Opieka nad dzieckiem podczas kapryśnej pogody

▪ ▪ ▪

2820

14.05.2016

Trudne warunki atmosferyczne nie sprzyjają ani zdrowym, ani tym bardziej przeziębionym maluchom. Ludzki organizm najbardziej niekorzystnie odbiera wysokie temperatury i parną pogodę. W centrach największych...

Upominki dla gości komunijnych – królestwo bieli i złota

▪ ▪ ▪

5237

18.04.2016

Pierwsza komunia święta to ważna uroczystość w życiu każdej katolickiej rodziny. W tym szczególnym dniu dzieci ubrane są bardzo elegancko i z najwyższą starannością. Powagi temu wydarzeniu...

Jak rozwijają się zmysły u niemowlęcia?

▪ ▪ ▪

3632

31.03.2015

Dla rozwoju niemowlęcia najistotniejsze jest wykształcenie mechanizmu zwanego zmysłem czucia głębokiego. Wszystkie informacje związane z brakiem komfortu, uczuciem głodu, zmęczenia, czy bólu,...

Cykl ZDROWIE – Co robić, gdy dziecko bolą zęby?

▪ ▪ ▪

2317

22.01.2017

Jeżeli dziecko cierpi z powodu bólu zęba, nic nie zastąpi wizyty u stomatologa. Jak zatem działać w sytuacji, gdy stan zapalny dopadnie pociechę późnym wieczorem, w nocy lub w dzień wolny od...