3088

Podania składane podczas rekrutacji - zachować czy zniszczyć

Co należy zrobić z podaniami uczniów do klas I gdy rekrutacja została zakończona a dane które były potrzebne są już pobrane. Czy należy je zabezpieczyć w archiwum czy zniszczyć?

Odpowiedź:

Zasady postępowania z podaniami zawierającymi dane osobowe uczniów określa art. 160 Prawa oświatowego. Dotyczy on zarówno danych uczniów przyjętych do szkoły, jak i kandydatów nieprzyjętych.

Uzasadnienie:

Zgodnie z art. 6 ust. 1 RODO przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy - i w takim zakresie, w jakim - spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:

• osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
• przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
• przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

W przypadku opisanym w pytaniu ma zastosowanie lit. c przywołanej regulacji, bowiem administrator (szkoła) wykonuje obowiązki związane z rekrutacją, wynikające z przepisów Prawa oświatowego.

Zgodnie z art. 160 ust. 1 Prawa oświatowego dane osobowe kandydatów zgromadzone w celach postępowania rekrutacyjnego oraz dokumentacja postępowania rekrutacyjnego są przechowywane nie dłużej niż do końca okresu, w którym uczeń korzysta z wychowania przedszkolnego w danym publicznym przedszkolu, oddziale przedszkolnym w publicznej szkole podstawowej lub publicznej innej formie wychowania przedszkolnego albo uczęszcza do danej publicznej szkoły, publicznej placówki, na zajęcia w publicznej placówce oświatowo-wychowawczej, na kształcenie ustawiczne w formach pozaszkolnych lub na kwalifikacyjny kurs zawodowy.

Przepis ten dotyczy oczywiście kandydatów przyjętych do szkoły, natomiast kandydatów nieprzyjętych dotyczy ust. 2 przywołanej regulacji, stosownie do którego dane osobowe kandydatów nieprzyjętych zgromadzone w celach postępowania rekrutacyjnego są przechowywane w publicznym przedszkolu, publicznej innej formie wychowania przedszkolnego, publicznej szkole lub publicznej placówce, które przeprowadzały postępowanie rekrutacyjne, przez okres roku, chyba że na rozstrzygnięcie dyrektora przedszkola, szkoły lub placówki została wniesiona skarga do sądu administracyjnego i postępowanie nie zostało zakończone prawomocnym wyrokiem.

Zatem biorąc pod uwagę przywołane regulacje:

1. Dane osobowe i dokumentacja kandydatów przyjętych są przechowywane nie dłużej niż do końca okresu w którym uczeń uczęszcza do danej publicznej szkoły;
2. Dane osobowe i dokumentacja kandydatów nieprzyjętych są przechowywane przez okres roku, jeżeli na rozstrzygnięcie dyrektora nie została wniesiona skarga.

Zapamiętaj!

Dane osobowe i dokumentacja kandydatów przyjętych są przechowywane nie dłużej niż do końca okresu w którym uczeń uczęszcza do danej publicznej szkoły.

Podstawa prawna

• Ustawa z 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2018 r., poz. 996 ze zm.) - art. 160
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U. UE.L. z 2016 r. Nr 119, poz. 1) – art. 6,

Michał Łyszczarz
Absolwent Wydziału Prawa i Administracji UŚ, pracuje w Wydziale Nadzoru Prawnego Śląskiego Urzędu
Ekspert Portalu Oświatowego
www.PortalOswiatowy.pl

Szkoła muzyczna? Podejdź do tego na spokojnie

▪ ▪ ▪

2740

27.08.2016

Szkoła muzyczna czy nauczanie indywidualne? Posłać dziecko jak najwcześniej czy poczekać aż samo o to poprosi? Motywować czy liczyć na to, że samo będzie pracowało systematycznie? Rodzice, którzy...

Gdy Twoje dziecko nie chce uprawiać sportu

▪ ▪ ▪

3400

16.09.2016

Dla wielu dzieci, wychowujących się jeszcze 30 lat temu, największym marzeniem było posiadanie roweru albo łyżew. Obecnie te sprzęty ustępują miejsca smartfonom i tabletom. Do tego motywacja dzieci...

Jesienne zabawy w domu

▪ ▪ ▪

3713

26.10.2015

Słynna złota polska jesień jest piękną porą roku, zachęcającą do rodzinnych aktywności, długich spacerów, obserwacji zmieniającej się przyrody i łapania ostatnich promyków słońca, podczas...

Pielęgnacja niemowlęcia

▪ ▪ ▪

4636

13.11.2014

Przy pierwszym dziecku każdy rodzic wpada lekko w panikę - ciągle zastanawia się, czy uda mu się odpowiednio zadbać o pielęgnację swojego maleństwa. Prawdą jest iż pielęgnacja niemowlęcia...

Wyprawka dla noworodka - monitor oddechu - fanaberia czy głos rozsądku?

▪ ▪ ▪

2904

03.11.2016

Spokojny sen niemowlaka to jedna z głównych kwestii, która zaprząta głowę przyszłym rodzicom. Czy dziecko będzie bezpieczne w łóżeczku? Czy będę mogła zostawić je podczas snu w jego pokoju...

Almatur rusza z wyjątkowym konkursem wakacyjnym skierowanym do dzieci i młodzieży

▪ ▪ ▪

3751

05.04.2016

Tegoroczna akcja będzie realizowana pod hasłem „Zapracuj na swoje wakacje”. Celem konkursu jest zaangażowanie jak największej grupy dzieci i młodzieży do pożytecznych działań oraz pochwalenia...